Pyramidenförmig gestapelte Holzklötzchen, darauf Personen abgebildet

QM-Wissen: Qualifikationsmatrix

Die Qualifikationen der eigenen Mitarbeitenden zu kennen und systematisch zu erweitern ist nicht nur notwendig, sondern auch sehr sinnvoll. Nur so kann nachhaltig die Qualität im Unternehmen und die Zufriedenheit der Belegschaft gesichert werden. Ein hilfreiches Werkzeug hierfür ist die Qualifikationsmatrix. Wie eine solche aufgebaut ist und in welchem Zusammenhang sie mit dem Qualitätsmanagement steht, lesen Sie hier.

Qualifikationsmatrix – eine Definition

Die Qualifikationsmatrix (auch Kompetenzmatrix genannt) ist ein Werkzeug zur Personalentwicklung, das den Abgleich von vorhandenen Kompetenzen der Mitarbeitenden mit den für die jeweiligen Positionen notwendigen Kompetenzen ermöglicht. Ziel ist es, die für das Erreichen der Unternehmensziele notwendigen Kompetenzen in der Belegschaft weiterzuentwickeln.

Aufbau einer Qualifikationsmatrix

Eine Qualifikationsmatrix kann man sich grundsätzlich als eine Art Tabelle vorstellen. In den Zeilen werden die Mitarbeitenden erfasst – häufig nach Zugehörigkeit je Abteilung oder Team gruppiert. In den Spalten finden sich die notwendigen Kompetenzen wieder. In den Zellen wird dann jeweils eine Bewertung vorgenommen – dies kann beispielsweise in Form von Zahlen- oder Farbcodes erfolgen. Wichtig ist hierbei, dass das jeweilige Unternehmen zuvor ein festes Schema mit Abstufungen definiert.

Berücksichtigte Kompetenzen

Berücksichtigung finden in der Qualifikationsmatrix vor allem fachliche Kompetenzen (Hard Skills). Diese treffen eine Aussage über die Fähigkeit von Mitarbeitenden, bestimmte fachliche Aufgaben zu bewältigen. Belegen lassen sich diese fachlichen Kompetenzen durch besuchte Schulungen, Aus- und Weiterbildungen oder Studienabschlüsse. Soziale Kompetenzen (Soft Skills) werden häufig direkt über die Führungskraft bewertet, da sie sich schlechter quantifizieren lassen – deshalb finden diese in der Kompetenzmatrix nicht immer Berücksichtigung. Relevant ist vor allem die nachvollziehbare und einheitliche Bewertung der Kompetenzen innerhalb eines Unternehmens.

Diese Aufgaben erfüllen Sie mit einer Qualifikationsmatrix

  • Qualifikationsprofile erstellen: Wenn Sie Qualifikationsmatrizen anlegen, weisen Sie damit jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin ein Qualifikationsprofil zu. Es entsteht eine Übersicht über vorhandene, bald ablaufende und fehlende Kompetenzen.
  • Weiterbildungsbedarf identifizieren: Das Qualifikationsprofil lässt sich mit den Anforderungen einer Stelle abgleichen. Fehlt eine Kompetenz, decken Sie den notwendigen Weiterbildungsbedarf in der Qualifikationsmatrix automatisch auf und können die Kompetenzlücke schließen. Dazu werden einzelnen Mitarbeitenden jeweils entsprechende Weiterbildungsmaßnahmen zugewiesen.
  • Transparenz schaffen: Die Qualifikationsmatrix erleichtert die Entscheidung, wenn es um die passende Besetzung einer offenen Stelle geht. Zudem unterstützt sie die fachliche Weiterentwicklung von Mitarbeitenden und bietet in diesem Rahmen Transparenz – sowohl arbeitgeber- als auch arbeitnehmerseitig.

Anwendungsbereiche

Die Kompetenzmatrix findet vor allem in der Personalabteilung Anwendung. Mit ihrer Hilfe werden Stellenausschreibungen verfasst und vakante Stellen gezielt besetzt. Zudem besteht ein Mehrwert für Vorgesetzte: Durch die transparenten Qualifikationsprofile ist die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden besser planbar. Dieser Ausbau der Kompetenzen berührt wiederum auch die Geschäftsführung – denn die verfolgten strategische Ziele lassen sich nur mit bestimmten Kompetenzen der Belegschaft erreichen.

Darüber hinaus lässt sich die Qualifikationsmatrix aber auch als Teil des Qualitätsmanagements ansehen: Die DIN EN ISO 9001:2015 und andere Normen fordern ein ordentliches Qualifikationsmanagement. Aber was steckt eigentlich konkret in diesem Begriff? Die Qualitätsmanagementnorm schreibt vor, dass für die Tätigkeiten der Mitarbeitenden, die die Leistung des Qualitätsmanagementsystems beeinflussen, erforderliche Kompetenzen bestimmt und dokumentiert werden müssen. Darüber hinaus muss sichergestellt sein, dass die Mitarbeitenden alle Qualifikationen, die sie zur Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen, aufweisen oder erlangen.

Das sind die Vorteile

Da ein Unternehmen ein dynamisches Gebilde ist, das sich ununterbrochen weiterentwickelt, birgt die Anforderung, stets über die Qualifikationen der Mitarbeitenden informiert zu sein, einige Stolperfallen. Die Tätigkeiten und Aufgabenbereiche der einzelnen Mitarbeitenden ändern sich stetig – und damit auch die dafür erforderlichen Qualifikationen. Einige der erforderlichen Kompetenznachweise müssen zudem in regelmäßigen zeitlichen Intervallen wiederholt werden.

Die Qualifikationsmatrix schafft hier Abhilfe: Fehlende Kompetenzen werden erkannt und durch Neueinstellung oder die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden ausgebaut. Fällt innerhalb eines Teams jemand aus, wird schnell deutlich, wer für die Vertretung in Frage kommt. Neben all den Vorteilen für das Unternehmen bietet das eigene Qualifikationsprofil aber auch dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin einen transparenten Blick auf die eigenen Chancen zur Weiterbildung.

Softwaregestütztes Qualifikationsmanagement im QM

Wächst das Unternehmen, steigt auch die Anzahl der Mitarbeitenden. Ab einem gewissen Punkt ist die manuelle Pflege von Qualifikationsmatrizen dann zeitaufwändig und steht in keinem ausgewogenen Verhältnis mehr zu ihrem Nutzen. Doch die Normanforderung der Dokumentation von Qualifikationsprofilen bleibt bestehen. Nutzen Sie daher eine QM-Software wie BabtecQ, die Abhilfe schafft und zudem in weitere relevante Disziplinen des Qualitätsmanagements integriert ist.

Maren Behrendt

Maren Behrendt

Blog-Redakteurin mit der Überzeugung, dass Qualität uns alle etwas angeht. Ihr Auftrag: mit offenen Augen und Ohren durch die Welt der Qualität ziehen und darüber berichten.

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